تولد سیفرود
از آغاز آفرینش، غریزهٔ کمک و همکاری در وجود انسان ریشه دوانده است؛ غریزهای که همگام با تکامل بشر در تمام فراز و نشیبهای تاریخ با انسانها بوده است. در هر دوره، انسانهایی بودهاند که نام نیک و خیرخواهیشان بر لوح تاریخ ماندگار شده و راه و مرامشان سرمشق نسلهای بعدی گشته است. امروز نیز چنین جوانانی را میبینیم که بار انسانیت و انساندوستی را بر دوش کشیده و پیوسته برای یاری به همنوعان تلاش میکنند.
مؤسسهٔ اتحاد و امداد سیفرود—برگرفته از نامی پرشکوه در تاریخ و تمدن افغانستان، بهویژه در دل مردم غور و غوریان—ثمرهٔ ارادهٔ استوار و تلاشهای شبانهروزی گروهی از جوانان باهمت است که سالهای ارزشمند زندگیشان را وقف خدمت به مردم کردهاند. با تدوین اساسنامه و طی مراحل قانونی، دوسیهٔ مؤسسه به وزارت مربوطه ارائه شد و در تاریخ ۳ ثور ۱۴۰۴ از سوی کمیسیون شورای وزیران امارت اسلامی جواز فعالیت دریافت کرد. این موفقیت، نقطهٔ آغاز نظم سازمانی و خدمترسانی هدفمند سیفرود است.
تشکیلات اداری سیفرود
رهبری مؤسسه بر عهدهٔ تیمی متحد، باایمان و خلاق است که در مدت کوتاه توانستند دفتر مرکزی را در ولایت هرات تجهیز و آغاز فعالیتهای رسمی را اعلام کنند. به پاس قدردانی از زحمات همکاران، نامهای ذیل یاد میگردد:
-
محترم عبدالله صمیم، رئیس مؤسسه
-
محترم عجبگل سمعون، معاون مؤسسه
-
محترم حیاتالله علم، مدیر مالی و اداری
-
صبغتالله علم، کارمند ساحوی
-
عبدالظاهر علم، مسئول حفاظت
آمادگیهای نهادی و اداری
برای استحکام زیربنای نهادی، اقدامات زیر انجام و/یا در حال نهاییسازی است:
-
ایجاد دفتر مرکزی در هرات و تهیهٔ لوازم ضروری (میز، چوکی، تجهیزات برقی و مخابراتی) همراه با ثبت اموال و کتابچهٔ داراییها.
-
ایجاد ساختار سازمانی (ارگانگرام) با تعریف روشن صلاحیتها، شرح وظایف (JDs) و مسیر گزارشدهی.
-
راهاندازی سیستمهای اداری و مالی شامل جورنالها، فورمها و گردشکارهای داخلی (گردش مکتوبات، ثبت مکاتیب وارده/صادره، بایگانی و آرشیف) و استقرار سیستم حسابداری مبتنی بر نرمافزار QuickBooks برای ثبتوگردش مالی، گزارشگیری و کنترولهای داخلی.
-
بازگشایی/تنظیم حسابهای بانکی به نام مؤسسه و وضع رویههای کنترول داخلی برای دریافتها و پرداختها.
-
ایجاد میکانیزمهای امنیت فزیکی و حفاظت معلومات (ثبت ورود/خروج، کنترول دسترسی، قفلگذاری و پشتیبانگیری منظم از اسناد مهم).
-
راهاندازی وبسایت رسمی مؤسسه: SAIFROOD.ORG بهمنظور شفافیت، نشر پالیسیها و اسناد مرجع، اطلاعیهها، گزارشها، فرصتهای کاری و اعلامیههای تدارکاتی.
پالیسیها و اسناد مرجع
سیفرود برای تضمین شفافیت، پاسخگویی و انطباق، بستهٔ جامعی از پالیسیها (در مجموع ۲۵ پالیسی مصوب) و طرزالعملهای اجرایی را تهیه و به مرحلهٔ اجرا گذاشته/در حال نهاییسازی دارد. فهرست زیر نمونهای از این پالیسیهاست:
-
اساسنامهٔ مؤسسه و لایحهٔ وظایف هیئتمدیره و هیئت اجرائیه.
-
پالیسی منابع بشری (H&R) شامل استخدام شفاف، تنوع و شمولیت، ارزیابی عملکرد، انضباط اداری و سیستم فایلهای پرسونلی.
-
پالیسی مالی و تدارکات (بودجهبندی، پرداختها, تنقیذ قرارداد، اصول مقایسهٔ نرخها، صندوق کوچک/تنخواه، و کنترولهای داخلی)؛ همراه با اجرای سیستم مالی در QuickBooks برای ثبت معاملات، تطبیق حسابها و تهیهٔ گزارشهای مالی.
-
پالیسی منع تضاد منافع و رهنمود امضای اظهارنامهٔ عدم تضاد برای تمام کارمندان و اعضای مدیریتی.
-
کُد رفتاری، پالیسی حفاظت از اطفال و اشخاص آسیبپذیر، و پالیسی حفاظت از افراد در برابر سوءاستفاده و استثمار جنسی (PSEA).
-
پالیسی حفظ صحّت و ایمنی محیط کار و رهنمودهای مدیریت خطر و حفاظت فزیکی.
-
پالیسی مدیریت معلومات و حفظ محرمانهگی (Data Protection) و بایگانی الکترونیک/کاغذی.
-
طرزالعمل MEAL (پایش، ارزیابی، پاسخگویی و یادگیری) و میکانیزم بازخورد و شکایات مراجعین (CFM) با مسیرهای روشن دریافت، ثبت، ارجاع و پاسخدهی.
-
پروسیجر مدیریت پروژه شامل قالبهای طرح کاری، پلان تدارکات، ماتریس خطر و گزارشدهی دورهای.
میکانیزم بازخورد، شکایات و UIN
بهمنظور پاسخگویی و ردیابی شفاف، سیفرود برای هر خانواده/فرد مستفید، شمارهٔ شناسۀ یکتا (UIN) صادر میکند. این شماره در تمام تعاملات مرتبط با خدمات، پیگیری شکایات و ارائهٔ بازخورد استفاده میشود. مسیرهای دسترسی:
-
فرم آنلاین بازخورد و شکایت در وبسایت رسمی: SAIFROOD.ORG (بخش CFM).
-
ثبت، ارجاع و پاسخدهی به تمام موارد بر اساس UIN انجام میشود تا پیگیری دقیق، جلوگیری از تداخل معلومات و حفاظت از محرمانهگی تضمین گردد.
-
خلاصهٔ آمار شکایات/بازخوردهای رسیدگیشده بهصورت دورهای در وبسایت نشر میشود.
کادر انسانی و ظرفیتسازی
-
طرح پلان استخدام برای بستهای کلیدی تکمیل شده و روند جذب در چارچوب پالیسی H&R پیش میرود.
-
آموزش آغازین (Induction) برای کارمندان جدید—شامل آشنایی با کُد رفتاری، PSEA، کنترولهای مالی، MEAL و رویههای اداری—تدوین و اجرا میشود.
-
نشستهای منظم هماهنگی داخلی برای مرور پیشرفتها، شناسایی چالشها و بهبود سیستمها برقرار است.
دستاوردهای اولیه
۱) هماهنگی با ریاست محترم اقتصاد جهت ثبت و راجستر رسمی مؤسسه، مهر جواز مکان دفتر و معرفی اعضای هیئتمدیره.
۲) ایجاد ساختار اداری و تهیهٔ تجهیزات و لوازم ابتدایی دفتر با درنظرداشت صرفهجویی و معیارهای حسابدهی.
۳) تدوین و اجرای مرحلهای بستهٔ پالیسیها و طرزالعملهای کلیدی برای تضمین شفافیت و پاسخگویی.
۴) راهاندازی میکانیزمهای ارتباطی و بایگانی برای مدیریت مکاتیب، قراردادها و اسناد رسمی مؤسسه.
۵) استقرار QuickBooks و تدوین راهنمای داخلی کاربرد آن برای ثبت رویدادهای مالی، گزارشگیری و تطبیق حسابها مطابق پالیسی مالی و کنترولهای داخلی.
۶) فعالشدن وبسایت SAIFROOD.ORG و عملیاتیشدن سامانهٔ UIN برای مدیریت بازخورد و شکایات.
سیفرود، نهالی که بهتازگی غرس شده، امروز قامت برافراشته و با زیربنای نهادی مستحکم، آمادهٔ اجرای مأموریت انسانی خویش در خدمت به مردم است.
نویسنده: صبغت الله علم
تولد سیفرود؛ روایت شکلگیری موسسه اتحاد و امداد سیفرود بهعنوان یک نهاد بشردوستانه مردمی، با هدف خدمت به جوامع آسیبپذیر و تقویت همبستگی اجتماعی در افغانستان.
تولد سیفرود؛ روایت شکلگیری موسسه اتحاد و امداد سیفرود بهعنوان یک نهاد بشردوستانه مردمی، با هدف خدمت به جوامع آسیبپذیر و تقویت همبستگی اجتماعی در افغانستان.
تولد سیفرود؛ روایت شکلگیری موسسه اتحاد و امداد سیفرود بهعنوان یک نهاد بشردوستانه مردمی، با هدف خدمت به جوامع آسیبپذیر و تقویت همبستگی اجتماعی در افغانستان.